Zoom sur les congés payés dans le secteur privé

Entre le calcul des droits, le décompte des jours, le paiement des indemnités et les obligations légales, la gestion des congés payés en entreprise peut vite devenir un casse-tête pour les employeurs au travers des responsables des ressources humaines et des services paie.

Ouverture des droits aux congés payés

Depuis le 1er janvier 2017, tout salarié a le droit à de prendre des congés payés qu’il aura acquis dès son embauche sauf disposition contraire prévu par accord collectif sans attendre la fin de la période de référence.

Le salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif sur la période de référence, dans la limite de 30 jours par an, qui va généralement du 1er juin de l’année N au 31 mai de l’année N+1 (sauf dans certaines professions où la période commence au 1er avril comme dans le BTP).

L’employeur a la possibilité de décompter les jours de congés payés en jours ouvrés soit 2,08 jours de congés payés par mois. Le décompte en jours ouvrés ne doit pas léser le salarié. La comparaison entre les deux modes de calcul doit se faire globalement sur l’ensemble des cinq semaines de congés et non sur les différentes périodes fractionnées.

Qui fixe les périodes de prise de congés ? 

Pour rappel, à défaut de dispositions collectives, l'organisation des congés payés est la responsabilité de l'employeur. Les salariés doivent être informés de la période de prise des congés fixée au moins 2 mois avant son ouverture. Par exemple, si la période de prise des congés débute au 15 avril, l'information des salariés doit avoir lieu avant le 15 février. 

En pratique, les salariés demandent des dates de congés qu'ils souhaitent à l'employeur ou leur supérieur hiérarchique. L'employeur ou le supérieur peuvent alors refuser, obligeant le salarié à choisir d'autres dates tout en respectant un délai.

Un salarié ne peut pas fixer sa date de prise des congés payés librement. La prise de congés payés sans accord de l'employeur sera considérée comme une absence injustifiée, qui peut être sanctionnée disciplinairement, et même entraîner le licenciement.

La période de prise du congé principal :

Le congé principal correspond aux 4 premières semaines de congés payés et doit être pris au cours d’une période bien définie.

Elle est négociée dans le cadre d’un accord d’entreprise, d’établissement ou par la convention collective. En l’absence de tel texte, l’employeur pourra la fixer unilatéralement après consultation du CSE. La période de prise du congé principal doit au moins comprendre la période légale allant du 1er mai au 31 octobre.

La durée des congés pouvant être pris en une seule fois ne peut excéder vingt-quatre jours ouvrables. Des dérogations sont toutefois possibles dans la limite des 24 jours ouvrables si le salarié justifie de contraintes géographiques particulières, en cas de présence au sein du foyer d'un enfant ou d'un adulte handicapé ou d'une personne âgée en perte d'autonomie (C. trav., art. L. 3141-17).

Le congé est donc pris, en principe, en deux temps : un congé principal de 24 jours maximum et une 5e semaine de congés payés.

Lorsque le congé ne dépasse pas douze jours ouvrables, il doit être continu (C. trav., art. L. 3141-18). Au-delà de cette durée, il peut être fractionné dès que l'employeur et le salarié sont d'accord (C. trav., art. L. 3141-19). En l'absence de stipulations conventionnelles particulières, le fractionnement du congé principal donne droit à des jours de congés supplémentaires.  Ces jours supplémentaires sont accordés dans les conditions suivantes : 

• 1 jour supplémentaire ouvrable, si le salarié prendre entre 3 et 5 jours de congés en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre
• 2 jours supplémentaires ouvrables, si le salarié prend 6 jours minimum de congés en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre

Un accord collectif ou une convention collective peuvent supprimer tout droit à des jours de fractionnement. À défaut d’accord, l’employeur peut demander un accord écrit et individuel au salarié pour renoncer aux jours de fractionnement. 

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